Archiveren van fysieke (papieren) stukken

Het archiefsysteem heeft als voordeel dat er flexibel mee kan worden omgegaan. Onderwerpen kunnen er aan worden toegevoegd of uitgehaald zonder dat dit verdere invloed heeft op het bestaande systeem.

Het systeem bestaat uit de volgende zes hoofddossiers:

1. de organisatie

2. personeel

3. arbeidsvoorwaarden

4. arbeidsomstandigheden

5. milieu

6. ondernemingsraad.

Binnen deze hoofddossiers worden verzamelingen van stukken geordend, waarbij iedere ‘zaak’ een verzameling vormt. Een binnenmap met alle stukken over één zaak wordt een ‘zaakdossier’ genoemd. Een hangmap met meerdere zaakdossiers wordt een ‘verzameldossier’ genoemd. Zie onderstaand voorbeeld.

Personeel (= hoofddossier, lege hangmap) Personeelsformatie (= verzameldossier, hang– en binnenmap) Opleidingsbeleid (= zaakdossier in een binnenmap) Loopbaanbeleid (= zaakdossier